Wanneer heb je maatwerksoftware nodig (en wanneer niet)?
Ergens tussen het derde Excel-bestand en de vierde WhatsApp-groep voor hetzelfde proces, stelt bijna elke ondernemer zich dezelfde vraag: is dit nog normaal, of moeten we dit eens laten digitaliseren? Niet elk proces heeft maatwerk nodig. Maar sommige processen groeien stilletjes uit hun jasje, tot niemand meer precies weet waar de actuele informatie staat.
In dit nieuwsitem leggen we uit wanneer maatwerksoftware verschil maakt, wanneer een standaardpakket volstaat, en hoe je dat onderscheid zelf maakt.
Wat is maatwerksoftware?
Maatwerksoftware is een applicatie die specifiek gebouwd wordt rond het proces van één organisatie, in plaats van een kant en klaar pakket waar die organisatie zich naar moet voegen. Standaardsoftware gaat uit van een gemiddeld proces dat voor veel bedrijven werkt. Maatwerk begint bij een andere vraag: hoe werkt dit hier nu echt?
Zodra een organisatie eigen goedkeuringsstappen, specifieke metingen of een unieke combinatie van systemen heeft, ga je standaardsoftware aanpassen aan je eigen manier van werken. Dat is precies het punt waarop het vaak gaat wringen.
Signalen dat je standaardproces niet meer werkt
Uit gesprekken met bedrijven in de maakindustrie, techniek, logistiek en onderwijs komen telkens dezelfde signalen terug:
- Een Excel-bestand met formules, kleurcoderingen en tabbladen die eigenlijk een softwaresysteem simuleren
- Eén medewerker die het proces feitelijk in zijn hoofd heeft, waardoor alles werkt zolang die persoon aanwezig is
- Meerdere losse tools die aan elkaar geplakt zijn: een planning hier, registraties daar, communicatie via WhatsApp of e-mail ertussenin
- Een standaardpakket dat je dwingt tot omwegen, zoals vakjes aanvinken die niet kloppen of gegevens dubbel invoeren
- Rapportages die meer tijd kosten dan het werk waar ze over gaan
Herken je twee of meer van deze signalen? Dan loont een gesprek over procesdigitalisering en maatwerksoftware waarschijnlijk de moeite.
Wanneer je huidige manier van werken wél voldoet
Maatwerk is geen doel op zich. Voor processen die in vrijwel elk bedrijf identiek verlopen, zoals boekhouding of salarisadministratie, bestaan uitstekende standaardpakketten die sneller en goedkoper te implementeren zijn dan een eigen applicatie. Maatwerksoftware wordt pas interessant zodra een proces specifiek genoeg is dat een standaardoplossing meer moeite kost dan oplevert.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Bij LubriWatch begon het vanuit een concreet probleem in de verspaningsindustrie: koelvloeistof werd handmatig gemeten en op papier bijgehouden. Dat werkte, tot het aantal machines groeide en niemand meer overzicht had welke meting waar en wanneer had plaatsgevonden. Een standaard onderhoudspakket sloot niet aan op de specifieke meetpunten en grenswaarden van deze branche. Vanuit dat knelpunt ontstond een applicatie die inmiddels breder wordt ingezet voor machineonderhoud en kwaliteitscontrole.
Ook onze case bij Stichting Carmelcollege laat dit patroon zien. De digitale gesprekscyclus verving een systeem van Word documenten, e mail en papieren formulieren, gekoppeld aan bestaande systemen als AFAS. Het resultaat: geen documenten meer die zoekraken, automatische synchronisatie van medewerkersgegevens, en meer ruimte voor het gesprek zelf in plaats van de administratie eromheen.
Maatwerk ontstaat zelden vanuit de wens om iets met software te doen. Het ontstaat vanuit een proces dat is doorgegroeid tot het punt waarop bestaande hulpmiddelen niet meer meekomen.
Hoe je dit zelf beoordeelt
Een paar vragen die helpen bepalen of maatwerksoftware zinvol is:
- Is dit proces uniek voor onze organisatie, of verloopt het bij vrijwel elk bedrijf hetzelfde?
- Hoeveel tijd gaat er nu verloren aan workarounds binnen een bestaand systeem?
- Wat gebeurt er als de sleutelfiguur achter dit proces uitvalt?
- Groeit dit proces mee met de organisatie, of wordt het juist onhoudbaarder naarmate je groeit?
Tot slot
Niet elk proces verdient een eigen applicatie. Maar sommige processen leunen op één persoon. Andere hangen aan een Excel-bestand dat een eigen leven is gaan leiden. Weer andere lopen over meerdere systemen die niet met elkaar praten. Dat soort processen zijn vaak rijp voor een gesprek over digitalisering. Niet om alles overhoop te halen, maar om te bekijken wat al goed werkt en waar een gerichte digitale oplossing echt verschil maakt.
Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie zou werken? Bekijk onze andere praktijkcases of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.